Zorgorganisatie Amarant biedt, verspreid over 450 complexen in Brabant, een breed aanbod aan zorg, begeleiding en behandeling met verblijf – of aan huis – aan mensen met een (verstandelijke) beperking, autisme of hersenletsel. Met ruim 5.500 medewerkers en 1.700 vrijwilligers ondersteunt Amarant de ruim 6.000 cliënten.
Daarvoor beheert Amarant centrale complexen met satellietlocaties en woonvoorzieningen in de wijk. Aangezien het elektronisch sluitsysteem waarmee op 40 complexen gewerkt wordt, niet langer voldoet aan de wensen en eisen, kreeg R-ffect de opdracht om een nieuw elektronisch sluitsysteem te selecteren, in te kopen en te laten installeren. Daarbij werd ook een partner voor de levering, installatie en het duurzaam beheer gezocht.
“We zochten een partner die echt samen met ons en Amarant wil optrekken als schakel in de keten.”
Duurzaam bewustzijn
“Wij werken al enkele jaren samen met Amarant en hebben eerder onder meer geadviseerd over het verbeteren van het binnenklimaat en het tegengaan van hittestress binnen een groot aantal complexen”, zegt Ronald Deckers, vastgoedadviseur van R-ffect. In de zes jaar dat R-ffect Project- & Vastgoedmanagement actief is, ontwikkelde het bedrijf zich tot vastgoedadviseur met een sterke focus op duurzaam vastgoedbeheer in de zorg- en onderwijssector. Daarnaast werken de adviseurs voor woningcorporaties en gemeenten.
Deckers: “Wij creëren bewustwording voor duurzaam vastgoedbeheer en daarvoor ontwikkelen wij duurzame meerjaren-onderhoudsplannen. Daarmee kunnen onze opdrachtgevers het onderhoud van hun vastgoed duurzaam en verantwoord inrichten.”
Meer dan planning alleen
Zo’n meerjaren-onderhoudsplan houdt volgens Deckers veel meer in dan alleen een planning van momenten waarop je iets vervangt. “Je kunt een oude CV-ketel 1-op-1 vervangen voor een nieuwe CV-ketel, maar je kunt ook kijken naar duurzame alternatieven. Door dat proces nauwkeurig te monitoren en door de jaren heen bij te houden wat er is toegevoegd of gewijzigd, kun je nog beter sturen op budgetten en de kwaliteit van je onderhoud.”
Uitdagende opdracht
De vraag naar een nieuw elektronisch sluitsysteem was een grotere uitdaging dan het op het eerste oog misschien lijkt. “Het nieuwe sluitsysteem omvat concreet de tags die als sleutel dienen, de handzenders die op of bij de deur zitten en de controllers. Deze elementen sturen het slot aan. De combinatie van ICT, elektra en bouwkundige voorzieningen maken dat we met veel facetten te maken hebben. Daarom is eerst per locatie een uitgebreide inventarisatie gemaakt. Waar zit wat en kunnen we daar eenvoudig een nieuw systeem plaatsen?”
Voldoen aan behoefte
Om te zorgen dat het nieuwe toegangscontrole systeem aansluit bij de wensen van de medewerkers, werd samen met een brede vertegenwoordiging vanuit Amarant een Programma van Eisen opgesteld. “De oplossing moet aan de behoefte voldoen. Toen die behoefte helder was, zijn we op zoek gegaan naar systemen en fabrikanten daarvan die aan die eisen kunnen voldoen. Uiteindelijk kwam het Salto elektronisch sluitsysteem als meest geschikte uit die selectie. Dat systeem biedt meer mogelijkheden als het gaat om het programmeren van de tags en doorvoeren van wijzigingen. Bovendien biedt het mogelijkheden waarvan Amarant in de toekomst mogelijk gebruik wil maken.”
Schakel in de keten
Op basis van die keuze is vervolgens een leverancier en installateur gezocht. “Daarbij waren de geschiktheidseisen essentieel, maar hebben de gunningscriteria – zowel prijs als kwaliteit – de uiteindelijke keuze bepaald. We zochten een partner die echt samen met ons en Amarant wil optrekken als schakel in de keten. Die partner vonden we uiteindelijk in Wiek de Laat.”
“Wiek de Laat bewijst dat ze snelle montage en installatie prima combineren met het zorgvuldig omgaan met digitale informatie van de medewerkers.”
Meedenken in oplossingen
Hoewel Wiek de Laat een relatief nieuwe samenwerkingspartner is voor Amarant, herkende de zorgorganisatie veel in de proactieve opstelling van de medewerkers. “DESTIL, eveneens onderdeel van Prolians, is al vele jaren een trouwe partner van Amarant en het meedenken in oplossingen zit in het DNA van de organisatie. Dat merken we in alles, ook in de uitvoering op de complexen.”
De stabiele omvang van Wiek de Laat speelde volgens Deckers eveneens een rol bij de selectie. “Het is een organisatie die kan opschalen als dat nodig is. En dat is met het werk wat nog voor ons ligt een belangrijke voorwaarde voor Amarant en geeft vertrouwen. In Wiek de Laat hebben we een partner in toegangstechniek waarmee we deze duurzame samenwerking graag aangaan.”
Privacy en veiligheid
In projecten als deze zijn onderling overleg en continue afstemming van groot belang, zo meent Deckers. “We willen het sluitsysteem zo snel mogelijk monteren en gebruiksklaar maken om de tijd dat medewerkers met twee tags moeten rondlopen tot een minimum te beperken. Aan de andere kant bevatten die tags digitale informatie van medewerkers en daarmee moet uiterst zorgvuldig worden omgegaan. Dat samenspel van ICT, software en elektronica maakt sluitplannen als deze om meerdere redenen gevoelig en dan is het belangrijk om partners te hebben waarop je kunt bouwen. Wiek de Laat bewijst dat ze snelle montage en installatie prima combineren met het zorgvuldig omgaan met digitale informatie van de medewerkers.”
Locatiegerichte aanpak
Samen met medewerkers van Amarant en Wiek de Laat maakt R-ffect nu per complex een inventarisatie van behoeften en op basis daarvan een Plan van Aanpak. “Zo weten we zeker dat we op iedere locatie de oplossing bieden waar behoefte aan is. In nauw overleg met de verschillende afdelingen op die locaties zodat we de overgang naar het nieuwe systeem zo soepel mogelijk kunnen uitvoeren.”
