Wat begon met de sponsoring van de wielerploeg van Frank Groenendaal kreeg in 2011 een vervolg binnen DESTIL Prolians. “Frank was via Ballast Nedam en later ZZPR.nl klant bij ons en hij had een veldrijdersploeg. Die ploeg reed in tenues met daarop de naam van Orange Babies. Een goed doel dat HIV en Aids in Zuid-Afrika bestrijdt door onder andere voorlichting en medicatie te bieden. Als HIV-patiënt wilde Frank deze organisatie graag steunen”, zegt John van Veghel.
Hoewel de wielerploeg aandacht vroeg voor het goede doel, bracht die aandacht niet direct geld op. “Wij hebben toen met een paar collega’s in een brainstorm gekeken naar manieren om met een sportief evenement geld in te zamelen voor Orange Babies. De link met het fietsen lag er al vanuit de wielerploeg en zo ontstond het idee om fietsend een hoge berg te beklimmen”, blikt René Kars terug.
Expeditie Mont Ventoux
Vervolgens was het John die voorstelde om te kijken welke bekende bergen in de omgeving van de Franse stad Orange liggen. “Een mooie verwijzing naar het goede doel waarvoor we fietsen”, aldus John. “Bij die zoektocht sprong al snel de Mont Ventoux in het oog. Een onder fietsers enorm bekende berg en een flinke klim. Genoeg uitdaging dus voor een geweldig evenement.”
De brainstorm vormde het beginpunt van Expeditie Mont Ventoux zoals het evenement de eerste drie jaar heette. “Met als doel om samen met collega’s, klanten en leveranciers zoveel mogelijk geld in te zamelen voor Orange Babies”, zegt René, die net als John dit jaar voor de tiende keer ook als deelnemer aan de start staat. Hij benadrukt overigens dat deelname open staat voor iedereen van 12 jaar en ouder.
Alles zelf regelen
Nadat het idee was geboren en ook de naam was bedacht, werd het tijd om het evenement te organiseren. Mirthe Dekkers was in 2012 als stagiaire begonnen en had ervaring in de organisatie van soortgelijke acties. Samen met Richard Vinke en collega’s van de afdeling Marketing was zij de eerste editie nauw bij de voorbereidingen van de expeditie betrokken.
“We hebben die organisatie eigenlijk vanaf de eerste editie altijd zelf gedaan. Dat zit ook wel in het karakter van ons bedrijf”, zegt Richard glimlachend. “Wij regelen het graag zelf. Dat doen we ook met beurzen. Bovendien hadden we vanuit DESTIL al ervaring met het organiseren van evenementen voor het goede doel.”
''We wilden dat alles tot in de puntjes verzorgd was''
Als een wielerprofessional
Het organisatieteam ging aan de slag met de voorbereidingen. “We wilden dat alles tot in de puntjes verzorgd was. Van de accommodatie en het eten en drinken tot de medische begeleiding, masseurs en de mecaniciens voor de fietsen. Ook het vervoer werd de eerste jaren door ons geregeld, we gingen toen met een bus richting Frankrijk. De deelnemers stapten vrijdag in de bus en waren maandag weer thuis en hoefden verder nergens aan te denken”, blikt Mirthe terug. Deelnemers waren bijzonder enthousiast over die uitgebreide service, vult John aan. “Van veel deelnemers kregen we op de terugweg de reactie dat ze zich een weekend lang als een wielerprofessional hadden gevoeld. Dat was natuurlijk een mooi compliment, want dat enthousiasme heeft er mede voor gezorgd dat we toen de basis hebben gelegd voor het jaarlijks terugkerende evenement.”
Gedenkwaardige verrassingen
Dat je bij de organisatie van evenementen als Mystery Mountain flexibel moet zijn en te maken krijgt met onverwachte verrassingen, bleek al op de eerste dag van de eerste editie. Roger Rennen lacht: “Toen waren de ijshockeyers van de Tilburg Trappers ook mee. Wij waren destijds hoofdsponsor en de hele selectie was er die eerste keer bij. Dat hebben we tijdens het eerste buffet geweten, want nadat die jongens hadden opgeschept was het buffet leeg.”
Een verrassing waarmee ook de hoteleigenaar geen rekening had gehouden, want toen gevraagd werd het buffet aan te vullen, meldde hij verbaasd dat alles op was. Mirthe: “Uiteindelijk hebben we toen pizza’s gehaald en op andere manieren eten geregeld. Je moet op dat moment even snel iets verzinnen, maar het levert ook altijd gedenkwaardige momenten op waar we het jaren later nog over hebben.”
Karavaan richting de berg
Na het succes van de eerste editie besloot de organisatie dat Expeditie Mont Ventoux in 2013 een vervolg kreeg. “Het werd toen al meteen een stuk groter. Deelnemende klanten en leveranciers namen hun eigen bussen mee waardoor we met een hele karavaan richting de berg vertrokken”, zegt Linda van Doorn, die sinds de tweede editie bij de organisatie betrokken is.
Die groei had ook te maken met de uitbreiding van het programma. “In 2012 gingen alleen wielrenners omhoog, een jaar later konden de deelnemers ook hardlopend of met een mountainbike de berg beklimmen. En sinds 2015 hebben we daar ook het hiken aan toegevoegd.”
Verder verbeteren
Ieder jaar kijkt het organisatieteam hoe het nog beter kan. Zo werd het vervoer van de deelnemers per bus geschrapt. “Veel deelnemers wilden liever met eigen vervoer zodat ze sneller konden reizen. Ook hebben we de planning van het evenement aangepast. Expeditie Mont Ventoux duurde de eerste jaren van vrijdag tot en met maandag, maar dat hebben we naar donderdag tot en met zondag verplaatst”, zegt Linda.
Sindsdien geldt de donderdag als reisdag en kunnen deelnemers op de vrijdag trainen en de route verkennen. “Zaterdag is de dag waarop de berg beklommen wordt. Die dag sluiten we traditiegetrouw af met een feestje en de bekendmaking van de totale opbrengst van de actie dat jaar. En op zondag reist iedereen weer rustig terug”, aldus René, die de bekendmaking van het bedrag ieder jaar een van de hoogtepunten noemt. “Daar fietsen, lopen en hiken we toch allemaal de berg voor op.”
